Télésecrétariat médical : Des qualités à pourvoir à Madagascar

Le télésecrétariat médical est un ensemble de prestations téléphoniques au service des professionnels de santé. La ligne téléphonique de ces derniers est déléguée puis gérée à distance par une poignée de télésecrétaires spécialisées dans la gestion des aléatoires médicales. A part la réception d’appels, l’agenda du professionnel et l’emailing sont également gérés par la télésecrétaire. Tel une secrétaire médicale au sein d’un cabinet, une télésecrétaire médicale se spécialise dans le créneau de la santé. Cabinets dentaires, cabinets de médecins généralistes, cardiologues, kinésithérapeutes, ORL, chacune des branches du secteur médical peuvent parfaitement recourir aux services d’un télésecrétariat médical.

 

Pourquoi avoir recours à un télésecrétariat médical ?

Un service de télésecrétariat médical à Madagascar œuvre pour alléger l’activité du praticien pour qu’il puisse se concentrer exclusivement sur la médecine sans avoir à s’occuper de ses tâches administrative au cours de sa journée. Grâce à un service de télésecrétariat :

  • le médecin évite les dérangements occasionnés par son téléphone,
  • il n’a pas à s’engager dans des frais de rémunération d’un ou de plusieurs secrétaire(s) et de responsable administratif au sein de son cabinet,
  • une continuité permanente de la relation médecin-patient s’installe en dehors des heures d’ouverture du cabinet et pendant le week-end.

Toutefois, il est important de préciser qu’il existe différents types de télésecrétariats. Il appartient au praticien de choisir le service de son choix. Il incombe aussi à la société prestataire de s’y adapter.

 

Les services proposés dans le télésecrétariat médical à Madagascar

 

Le télésecrétariat personnalisé

Il s’agit d’une et seulement une télésecrétaire pour un médecin et/ou un cabinet. La société prestataire formera spécifiquement cet agent en fonction des principales activités et des caractéristiques propres au cabinet du praticien.  Ce type de télésecrétariat est conseillé pour les médecins et / ou les cabinets dont le volume d’appels reste retreint et ne dépasse pas le seuil des 300 appels par mois afin d’éviter un débordement. Ici, les médecins ayant absolument un besoin d’assurer un suivi de leurs patients sont les plus favorables à ce genre de télésecrétariat. Il s’agit notamment des orthodontistes, des dentistes, des ophtalmologues.

Le télésecrétariat spécialisé en « décrochés »

Cette option promet un service rapide et efficace afin de répondre à l’appel des patients en 30 secondes minimum. Un grand nombre de télésecrétaires spécialisées sont en contact permanent avec les patients 6 à 7 jours sur 7. Ce type de télésecrétariat est dédié à tous types de médecins et de praticiens avec une capacité mensuelle de 700 à 800 appels téléphoniques qu’il faut gérer. Il est question d’un plateau téléphonique regroupant 20 à 50 télésecrétaires.  Sont notamment sollicités les médecins généralistes, les gynécologues et les  cabinets offrant plusieurs services médicaux spécialisés.

 

Le télésecrétariat hybride

Ce type de télésecrétariat tend à favoriser la personnalisation de l’accueil des patients tout en maîtrisant le système de décroché rapide(ne dépassant pas le seuil d’une minute). Ici, contrairement au précédent type de télésecrétariat,  le plateau téléphonique héberge seulement 7 à 10 télésecrétaires maximum.

 

Le télésecrétariat exclusif

A Madagascar, des télésecrétaires sont spécifiquement formées dans l’accueil téléphonique. Ce sont les services des branches médicales spécialisées qui sont concernés. Parmi eux figurent les radiologues ou les anesthésistes, étant donné que dans ces cas-là, la prise de rendez-vous doit se faire très minutieusement.

 

Les différentes tâches d’une télésecrétaire médicale

Une télésecrétaire médicale se charge de  l’accueil téléphonique personnalisé des patients, de la gestion des agendas des différents praticiens du cabinet et du renvoi d’appels urgents sur une ligne privée du professionnel, ainsi que de la prise de rendez-vous.  Aussi, comme elle sera désormais une professionnelle de l’assistance médicale, il incombera à la télésecrétaire médicale de retranscrire et taper les comptes-rendus (de consultations, des actes chirurgicaux et des diagnostics). Elle devra classer des dossiers, saisir des ordonnances sous la dictée du praticien, mettre en place des rendez-vous pour les patients vers des spécialistes et saisir les courriers (destinés aux laboratoires par exemple).

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